การตรวจภาษาอังกฤษต้องอ่านความหมายร่วมกับรูปประโยค บางจุดเป็นข้อผิดพลาดที่แก้ได้ชัดเจน ขณะที่บางจุดเป็นทางเลือกตามบริบทหรือรูปแบบภาษา ตัวอย่างต่อไปนี้เขียนขึ้นเพื่ออธิบายแต่ละประเด็น ไม่ใช่ผลตรวจจากเอกสารของลูกค้า
1. ให้กริยาสอดคล้องกับประธานหลัก
ควรแก้: The list of required documents are attached.
แก้เป็น: The list of required documents is attached.
ประธานหลักคือ list ซึ่งเป็นเอกพจน์ ส่วน of required documents ขยายว่าเป็นรายการของอะไร จึงใช้ is ไม่ใช่เลือก are ตาม documents ที่อยู่ใกล้กริยา วิธีตรวจคือหาประธานหลักก่อน แล้วค่อยพิจารณาคำขยายที่แทรกอยู่ หลักนี้อธิบายไว้ใน Purdue OWL: Subject/Verb Agreement
2. เลือก a, an และ the จากความหมายที่ต้องการ
บริบทที่เริ่มกล่าวถึง: We used a questionnaire to collect responses.
เมื่อกล่าวถึงฉบับนั้นต่อ: The questionnaire contained ten questions.
a questionnaire แนะนำแบบสอบถามหนึ่งฉบับที่ยังไม่ได้ชี้เฉพาะให้ผู้อ่านรู้จัก ส่วน the questionnaire ในประโยคถัดมาหมายถึงฉบับที่เพิ่งกล่าวถึง แต่ถ้าผู้อ่านรู้ตั้งแต่ต้นแล้วว่าเป็นฉบับใด การใช้ the ตั้งแต่ประโยคแรกก็อาจถูกต้อง จึงไม่ควรแก้ a เป็น the โดยดูประโยคเดียว
อีกเรื่องที่ต้องแยกคือการเลือก a หรือ an ซึ่งขึ้นกับเสียงต้นของคำถัดไป ไม่ใช่เพียงตัวอักษรแรก และไม่ใช่คำนามทุกคำต้องเติม article อ่านรายละเอียดใน Purdue OWL: How to Use Articles
3. ใช้ tense ให้ตรงกับช่วงเวลาของเหตุการณ์
ควรแก้: Last month, we collect responses from 80 participants.
แก้เป็น: Last month, we collected responses from 80 participants.
ในตัวอย่างนี้ Last month ระบุเหตุการณ์เก็บคำตอบที่เกิดและจบไปแล้ว จึงใช้ collected ใน past simple อย่างไรก็ตาม ทั้งเอกสารไม่จำเป็นต้องใช้ tense เดียวกันทั้งหมด เช่น ส่วนที่เล่าสิ่งที่ทำเสร็จแล้วกับส่วนที่อธิบายข้อเท็จจริงปัจจุบันอาจใช้ต่างกันได้ สิ่งที่ต้องตรวจคือการเปลี่ยน tense สื่อความสัมพันธ์ของเวลาได้ตรงหรือไม่ ตามหลักใน Purdue OWL: Verb Tense Consistency
4. อย่าใส่ comma คั่นประธานกับกริยาโดยไม่มีเหตุผล
ควรแก้: The revised report, includes three new tables.
แก้เป็น: The revised report includes three new tables.
The revised report เป็นประธาน และ includes เป็นกริยา ในประโยคนี้ไม่มีข้อความแทรกที่ต้องคั่น จึงเอา comma ออก การหยุดหายใจตอนอ่านไม่ใช่เหตุผลเพียงพอที่จะใส่ comma ทุกครั้ง หากมีคำหรือวลีแทรกจริง อาจใช้ comma เป็นคู่เพื่อแยกส่วนนั้นได้ อ่านหลักและกรณีเพิ่มเติมใน Purdue OWL: Extended Rules for Commas
5. แยกความสม่ำเสมอของการสะกดออกจากข้อผิดพลาด
British English: The centre uses colour-coded labels.
American English: The center uses color-coded labels.
ทั้งสองรูปแบบใช้ได้ centre และ colour ไม่ได้สะกดผิดเพียงเพราะพจนานุกรมถูกตั้งเป็น American English โดย Cambridge Dictionary: Spelling แสดงความต่างของคำเหล่านี้ไว้ การตรวจเอกสารจึงควรเริ่มจากข้อกำหนดของปลายทาง แล้วเลือกรูปแบบให้สม่ำเสมอ
อย่าแทนที่คำทั้งไฟล์โดยไม่ตรวจแต่ละตำแหน่ง เพราะชื่อองค์กร ชื่อหนังสือ หรือข้อความที่อ้างโดยตรงอาจต้องคงการสะกดเดิมไว้ ความต่างด้านภาษาและสไตล์ควรพิจารณาตามหน้าที่ของข้อความ ไม่ใช่นับเป็นข้อผิดพลาดทุกกรณี
ก่อนส่งงาน ลองอ่านทวนทีละประเด็นและจดรูปแบบที่พบบ่อยในงานของตัวเอง หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม อ่าน วิธีเลือก Proofreading หรือ Editing และ เช็กลิสต์เตรียมต้นฉบับ หากต้องการให้ทีมงานอ่านทั้งฉบับ ดู รับตรวจไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ หรือ ส่งรายละเอียดเพื่อประเมินการตรวจภาษาอังกฤษ