หลังรับตรวจไวยากรณ์ผู้เขียนมักได้รับไฟล์ที่มี Track Changes หรือ Comments เพื่อให้เห็นว่ามีการแก้ตรงไหนและเพราะอะไร การทบทวนที่ดีควรอ่านข้อเสนอในบริบทของประโยคและตัดสินใจด้วยข้อมูลของงานเอง ไม่ควรกดยอมรับทั้งหมดในครั้งเดียว
องค์ประกอบที่ควรแยกให้ออก
- Insertions คือข้อความที่เพิ่มเข้ามา อาจเป็นคำเชื่อม เครื่องหมายวรรคตอน หรือคำที่ช่วยให้ประโยคสมบูรณ์
- Deletions คือข้อความที่เสนอให้ตัดออก ควรตรวจว่าการตัดนั้นไม่ทำให้ข้อจำกัด ตัวเลข หรือความหมายเฉพาะหายไป
- Comments คือคำถามหรือคำอธิบายจากผู้ตรวจ ใช้ชี้จุดที่ต้องยืนยันความหมาย ศัพท์ หรือรูปแบบกับเจ้าของงาน
- Formatting changes คือการปรับรูปแบบ เช่น หัวข้อ ระยะห่าง หรือการใช้ตัวเอียง ซึ่งควรเทียบกับ style guide ก่อนยอมรับ
ขั้นตอนทบทวนไฟล์อย่างเป็นระบบ
- เปิดไฟล์ฉบับแก้ไขคู่กับต้นฉบับ และตรวจว่าจำนวนหน้า ตาราง และส่วนประกอบยังอยู่ครบ
- อ่านทีละย่อหน้า ไม่ใช่เฉพาะคำที่ถูกขีด เพื่อดูว่าการแก้ยังรักษาใจความและระดับความมั่นใจของข้อความ
- ตอบหรือทำเครื่องหมาย Comments ที่เกี่ยวกับศัพท์เฉพาะ ชื่อเฉพาะ ตัวเลข และประโยคที่ผู้ตรวจไม่ควรเดาความหมาย
- ยอมรับหรือปฏิเสธเป็นรายจุด แล้วบันทึกฉบับใหม่ก่อนลบประวัติการแก้ไข
- เปิดไฟล์ฉบับสุดท้ายอีกครั้ง ตรวจหัวข้อ ตาราง ลิงก์ เลขหน้า และการตัดคำก่อนส่งให้ผู้รับเอกสาร
สิ่งที่ผู้เขียนยังต้องตรวจเอง
ผู้ตรวจภาษาช่วยเรื่อง grammar, spelling, punctuation และความชัดเจนตามขอบเขต แต่ผู้เขียนยังต้องตรวจข้อเท็จจริง ผลวิจัย แหล่งอ้างอิง ชื่อบุคคล และข้อกำหนดการส่งงาน การยอมรับ Track Changes ไม่ใช่การรับรองข้อมูลหรือผลการพิจารณาจากวารสาร สถาบัน หรือนายจ้าง
ดู วิธีเตรียมต้นฉบับก่อนส่งตรวจ ก่อนเริ่มงาน หรืออ่าน ขอบเขตงานรับตรวจ Proofreading เพื่อเลือกว่าต้องการเก็บคำผิดหรือปรับภาษาเชิงลึก